你是不是經常收到各種大附件的郵件，結果郵箱快被塞滿，甚至彈出容量警告？別慌，今天給你一個從容的手冊，帶你把 Outlook 郵箱壓縮到一個更易管理的體積，順便把使用體驗拉滿。我們不賣關子，直接上干貨。

先做個全面評估。打開 Outlook，看看當前郵箱在本地數據文件（PST/OST）里的總大小，記下“郵箱當前容量”和“已用空間”。如果你使用的是 Exchange/微軟賬戶，在線也能看到存儲用量。這個基線很關鍵，像體檢報告一樣，知道你到底剩多少空間可以用了。若你使用多個郵件賬戶，逐一評估，避免把一個賬戶的歷史堆積拖累整體容量。

清理史不如先清理大郵件策略。用 Outlook 的搜索框輸入 size:>5MB 或排除最近7天，篩出大附件和舊郵件。把這些大文件單獨拎出來，判斷是要備份到云端，還是直接刪除。若要保留，優先把附件保存到云盤（如 OneDrive、SharePoint），再刪除本地附件。此舉能立刻釋放大量存儲空間，搜索也會更快。

垃圾箱和已刪除郵件要定期清理。很多人忘了，郵件的已刪除物品其實也在占用空間。設置一個清理周期，比如將已刪除郵件設定為30天清空，或一次性清理超過1年的舊郵件。清空后再檢查一次郵箱總容量，看看減少的幅度有多大。

歸檔功能是壓縮路上的強力助手。AutoArchive 或手動歸檔可以把舊郵件移到單獨的 PST，主郵箱就會輕很多。你可以設定歸檔規則，讓1年、2年的舊信自動歸檔到同一個歸檔文件里。這樣既保留歷史記錄，又讓日常查找更順暢。

大附件再強調一遍：把附件落地云端，刪除本地。Outlook 的辦法其實很直觀：將附件上傳到云端后再刪除本地副本，必要時把下載鏈接發給同事。這樣即使你關機，歷史郵件也能快速打開，不再拖慢本地機器。若你習慣把附件保存為個人庫，云盤與共享鏈接的組合往往比本地硬盤更省事。

數據文件分割也是一條有效路線。如果你有多個大 PST，把最近一段時間的郵件留在主PST，把歷史郵件放到新建的 PST，然后把新 PST 設置為歸檔目標。這樣不僅減輕當前數據文件，也方便未來的備份和遷移，避免一次性處理太多文件的痛苦。

壓縮數據文件本身也有講究。在 PST/OST 的數據文件屬性里通常有一個“緊縮/壓縮”按鈕（Compact Now）。運行后 Outlook 會回收未使用的磁盤空間，使 PST/OST 的實際占用減小。注意這一步對已經被大量填滿的 PST 效果更明顯，過程可能需要一些時間，耐心等待即可。

別忘了梳理郵件規則與同步設置。避免讓系統不停下載大附件或持續同步大容量郵件到本地。可以把歷史郵件保留在服務器，桌面客戶端只保留最近12個月或某個自定義區間的郵件。這樣既兼顧可訪問性，又能把日常使用的速度拉滿。

網頁版也別忽略。登陸 Outlook.com，將需要的郵件分門別類地歸檔、刪除，使用“清理收藏夾/上載到云端”等功能。網頁版往往對大附件管理更直觀，且不會額外占用本地磁盤空間。配合桌面端的清理策略，效果疊加，郵箱越看越順。

定期維護的存儲規劃要點：設定月度或季度的清理日，養成習慣。別忽視手機端的郵箱同步策略，確保手機與電腦之間的清理邏輯一致，避免重復下載和本地緩存的堆積。

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真正的挑戰往往在于執行后的持續維護。你以為已經把壓力釋放了嗎？其實還有隱形的路要走：重新梳理文件夾結構、確立明確的標簽體系與快速查找策略，避免未來再次被大郵件洪水淹沒。現在就動手，把壓縮任務變成一個可執行的日常步驟，看看郵件體驗是否真的更輕快，各種查找和打開速度是否被刷新。若你真打算持續優化，下一步也許就是把云端備份與本地存檔的策略再細分成月份級別的計劃。最后，屏幕上跳出一個提醒，你正要關掉應用時，彈出的不是落日的余輝，而是一個新的清理任務，空間還能再釋放一點點，繼續往前走吧。